Online účtovníctvo

Highgate Group

Publikované
14 apríla, 2020

COVID – 19 bezpochyby zasiahol asi každý jeden podnikateľský subjekt. Niekoho výraznejšie, možno až likvidačne, niekto zmeny zatiaľ nepociťuje. Americká spoločnosť Digital Commerce 360 uskutočnila v marci 2020 prieskum, podľa ktorého až 47% maloobchodníkov očakáva určitý poklesov tržieb, na ktorý sa predajcovia musia pripraviť. Množstvo prevádzok ostalo zavretých a donútených vymyslieť spôsob, ako svoje služby a tovary doručiť zákazníkom. V dnešnej digitálnej dobe je práve internet, e-shop a celé online prostredie záchranou pre týchto podnikateľov ak dokážu správne rozvinúť svoj potenciál a chopiť sa šance. Keďže účtujeme množstvo eshopov, ukážeme si niektoré základné typy na efektívne a lacné online účtovníctvo.

Vystavené faktúry

Agenda vystavené faktúry je ukážkový príklad na šetrenie a automatizáciu v účtovníctve. Zabudnite na Excel – ktorý bez pochyby má svoje výhody, ale na vystavovanie väčšieho množstva faktúr nie je úplne vhodný. Pri e-shopoch je priam žiadúce mať prepojený e-shop s aplikáciou na vystavovanie faktúr až do takej miery, že to systém od potvrdenia objednávky až po vystavenie finálnej faktúry s jej prenosom do účtovného softvéru zvláda sám. Aktuálna ponuka internetových aplikácií na vystavovanie faktúr je veľmi pestrá a ja vypichnem aspoň základné tri, ktoré Vám vedia ušetriť čas aj financie – superfaktura.sk, ikros.sk, idoklad.sk. Ako nám tieto nástroje na vystavovanie faktúr vedia ušetriť čas a peniaze?

Čas – prepojenie s e-shopom a automatické vystavovanie faktúr po potvrdení objednávky, jednoduché duplikovanie už vystavených faktúr, automatické vypĺňanie odberateľa z ORSR / Finstatu bez potreby zdĺhavo vypĺňať identifikačné údaje firmy, nastavenie pravidelných faktúr, odosielanie faktúr rovno z aplikácie, vystavovanie faktúr jednoducho z mobilu a množstvo ďalších výhod

Financie – Jednotlivé webové aplikácie podporujú hromadný export vystavených faktúr do rôznych účtovných softvérov. Pri väčšom objeme dát sa dajú faktúry za dané obdobie vyexportovať pár klikmi, a pár klikmi opäť naimportovať do účtovného softvéru. Menej práce s manuálnym nahadzovaním dokladov pre účtovníka = nižšia cena za účtovníctvo. Naším heslom je: Neplať za to, čo sa dá automaticky zaúčtovať

Tip: Automatizácia vystavených faktúr je vhodná hlavne pre e-shopy, kde sa denne vystavuje niekoľko faktúr.

Banky

Správny výber bankovej inštitúcie netreba podceniť. Nie všetky banky ponúkajú v základnom alebo business balíku elektronickú komunikáciu prostredníctvom xml výstupov (niekde je táto služba extra spoplatnená). Prioritou pri časovej a finančnej úspore ostáva pohodlný prenos dát z banky do účtovného softvéru (spravidla cez xml feed, alebo prepojenie samotnej banky s účtovným softvérom).

Čas – svojmu účtovníkovi viete nastaviť „čítací prístup“ k Vášmu bankovému účtu a tým pádom Vám odpadá starosť so zasielaním pdf a xml výstupov každý mesiac.

Financie – automatickým importom kreditných a debetných operácii z banky, so správnym priradením variabilných symbolov vieme docieliť rýchlejšie zaúčtovanie jednotlivých pohybov na bankovom účte, kde výrazne šetríme čas zaúčtovania bankového výpisu oproti manuálnemu „nahadzovaniu“ týchto operácií. Opäť platí heslo „Neplať za to, čo sa dá automaticky zaúčtovať“.

Tip: Banky, ktoré nemajú problém s elektronickou komunikáciou a poskytujú ju v základnom balíku sú: Fio banka, Tatra banka, VÚB banka.

Prijaté faktúry

Na trhu existujú rôzne vyťažovacie softvéri, ktoré sa snažia o automatizáciu agendy prijatých faktúr, avšak pre rozmanitosť jednotlivých faktúr je zapracovanie vyťažovania náročnejšie. Samotnú automatizáciu vieme nastaviť na dvoch úrovniach šetrenia a to:

Chcem platiť účtovníkovi menej (časť práce urobím ja)
Mám množstvo faktúr od jedného dodávateľa

Prípad č. 1. – v praxi sa stretávame s veľkým množstvom klientov, ktorí si vedú interný zoznam doručených faktúr – na základe ktorého neskôr realizujú úhrady. Zoznam vieme nastaviť tak aby bol jednoducho importovateľný do agendy prijaté faktúry a tým pádom opäť šetríme čas na strane účtovníka.

Prípad č. 2. – tento typ importu faktúr sa dá realizovať len pri klientoch, ktorí nakupujú tovar/služby od konkrétneho dodávateľa (kde spravidla na mesačnej báze je viac ako 15 prijatých faktúr). Samozrejme musí byť ochota aj na strane dodávateľa poskytnúť zoznam týchto faktúr v excel podobe, ktorý vieme upraviť na prípadný import do účtovnej agendy.

Tip: Pre náročnejších klientov vieme sprístupniť aj účtovný softvér, kde si jednotlivé prijaté faktúry viete jednoducho ukladať priamo do účtovného softvéru a zároveň ich aj vo formáte xml exportovať do banky ako príkaz na úhradu.

Online databáza dokladov

Uponáhľaná doba, dopad koronavírusu na možnosti stretávania sa a pohodlnosť ľudí riešiť všetko cez internet zasiahla aj účtovníctvo – v tomto prípade slovo zasiahla vnímajme v pozitívnom zmysle. Ak Vás doposiaľ otravovalo každý mesiac nosiť osobne doklady účtovníkovi – riešenie tohto problému už dávno existuje. Externé úložiska dát, prípadne interné zdieľanie dokumentov Vám môže ušetriť čas a zároveň Vám poskytnúť možnosť online prístupu k faktúram a bločkom, ak je to práve žiadúce.

Online účtovníctvo

Väčšina účtovných spoločností používa na účtovanie „krabicový účtovný softvér“, ktorý sa nainštaluje na počítač (nazvime tento proces OFFLINE pri ktorom na vykonávanie účtovníctva potrebujeme zariadenie a softvér)
Naopak pri ONLINE účtovníctve sa nemusíme obťažovať so žiadnou inštaláciou, jednoducho nám stačí len zariadenie a internet, pričom účtovný softvér je poskytovaný ako služba konkrétneho dodávateľa.

Čo znamená pre náš účtovný tím online účtovníctvo spojené s automatizáciou?

Komunikácia s účtovníkom prostredníctvom chatu, e-mailu, telefónu, odovzdávanie dokladov cez cloudové úložisko, alebo zdieľané priečinky (bez nutnosti fyzického odovzdávania dokladov)
Online výstupy, s možnosťou základných prehľadov z knihy záväzkov, knihy pohľadávok, priebežný hospodársky výsledok, zostatok v pokladni, aktuálnu DPH
Automatické prepojenie e-shopu s účtovným softvérom a ich vzájomná synchronizácia
Automatické vystavovanie faktúr z e-shopu s prepojením na účtovný softvér a tok vystavených faktúr do účtovného softvéru
Online prepojenie banky s účtovným softvérom
Účtovanie platobných brán pri e-shopoch na základe importov

Zhrnutie

Hlavne pri eshopoch nedáva zmysel, aby podnikateľ platil za účtovníctvo viac ako je primerané. Účtovníctvo je vo svojej základnej podstatne pre mnohých menších podnikateľov len nevyhnutné zlo, pokiaľ teda nechce využiť aj súvisiace služby daňovej optimalizácie alebo využiť niektoré z vládnych opatrení. Našou snahou je tak maximálne účtovníctvo zjednodušiť a nechať si platiť iba tam, kde to má pre klienta ozajstnú pridanú hodnotu. A tú môže mať nielen automatizácia účtovníctva (pre niektorých väčších klientov s eshopmi sme nejaký čas venovali implementácií automatizačných prvkov do účtovníctva), ale aj napríklad pri nasledujúcich službách spojených so záchranou podnikania kvôli COVID-19:

Kto má nárok a ako sa vypočítava PN, OČR, dávka v nezamestnanosti?
Ako toto vie znížiť náklady zamestnávateľa?
Ako ukončiť vzťahy so zamestnancami a kontraktormi? Právne a praktické úskalia;
Ako sa dá ešte znížiť daňová povinnosť za rok 2019?
Ako viete dnes znížiť daňovo-odvodové zaťaženie zamestnancov bez toho, aby ste ich prepúšťali?
Čo s nájmom? Zľava? Ukončenie?
Vládne opatrenia a ich využitie – príspevky, odklady, financovanie s pomocou štátu, …
Ako dnes fungujú exekúcie alebo daňové kontroly?
Aké sú obmedzenia pre vyplatenie dividend a inej likvidity z firmy majiteľom?
Ako právne a daňovo oddeliť zdravú a hodnotnú časť podnikania od kontaminovanej časti?
Naopak pri ONLINE účtovníctve sa nemusíme obťažovať so žiadnou inštaláciou, jednoducho nám stačí len zariadenie a internet, pričom účtovný softvér je poskytovaný ako služba konkrétneho dodávateľa.